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实现办公室多台电脑共用打印机的实用技巧

吾海昌
问答
2025-11-07 01:26:43
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要让办公室里的几台电脑都能用同一台打印机，其实并不复杂，关键是要根据办公室的大小、电脑的布局和你的技术舒适度来选择最适合的方法，这里有几个非常实用的技巧,你可以直接对照自己的情况来操作。

最经典可靠的方法：使用一台电脑作为打印服务器

这是最传统、也最广为人知的方法，尤其适合电脑数量不多（比如三五台），并且这些电脑都在同一个局域网内（通常就是连接同一个路由器）的小型办公室。

怎么做：
1. 选择主机： 找一台性能相对稳定、而且大多数时间都会开着的电脑，将它用USB线直接连接到打印机，在这台电脑上，确保打印机驱动程序安装正确,能正常打印。
2. 共享打印机： 在这台作为主机的电脑上，进入系统的“设置”或“控制面板”，找到“打印机和扫描仪”选项，点击你的那台打印机，选择“管理”，然后点击“打印机属性”，在弹出的窗口中，会有一个“共享”选项卡，勾选“共享这台打印机”，并给它起一个简单好记的共享名，办公室公用打印机”。
3. 设置网络发现： 为了让其他电脑能找到这台共享打印机，你需要在主机电脑的网络设置中，开启“网络发现”和“文件和打印机共享”功能，在Windows系统中，这通常在“网络和共享中心”的“高级共享设置”里。
4. 其他电脑连接： 去到其他需要共享打印的电脑上，同样打开“打印机和扫描仪”设置，选择“添加打印机”，系统会搜索可用的打印机，当看到名为“办公室公用打印机”（或你起的名字）的设备时，选择它并点击“下一步”，系统可能会提示你安装驱动程序，通常会自动完成，完成后,这台电脑就可以像使用本地打印机一样使用那台共享打印机了。
优点： 设置简单，无需额外购买硬件,几乎所有Windows系统都原生支持。
缺点： 最大的缺点是那台作为主机的电脑必须开着，其他电脑才能打印，如果主机关机或重启,所有人的打印都会中断。

一劳永逸的方法：使用带网络功能的打印机或添加打印服务器

如果你的办公室预算稍微宽松一点，或者不希望依赖某台电脑始终开机，这是最佳选择,这种方法让打印机自己成为网络上的一个独立设备。

怎么做：
1. 检查打印机： 首先看你的打印机本身是否支持网络功能，很多现代打印机都自带一个网线接口（RJ-45）或者支持Wi-Fi，你可以在打印机背面查看,或者查阅打印机的说明书。
2. 有线连接（最稳定）： 如果打印机有网线口，直接用一根网线将它连接到办公室的路由器或交换机上，然后根据打印机说明书，找到并设置它的IP地址（通常打印机屏幕上会有菜单操作，或者它会自动从路由器获取一个IP）。
3. 无线连接（更灵活）： 如果打印机支持Wi-Fi，可以在打印机的控制面板上找到网络设置，搜索并连接到办公室的Wi-Fi网络。
4. 各电脑添加打印机： 在任何一台电脑上，打开“添加打印机”，选择“添加TCP/IP打印机”或类似的选项，输入你刚才查到的打印机IP地址，然后安装驱动,每台电脑都重复这个步骤即可。
如果打印机没有网络功能怎么办？ 你可以购买一个叫“网络打印服务器”的小设备，这个设备一端用USB线连接你的老式打印机，另一端用网线连接路由器，这样，它就把一台普通的USB打印机“变成”了网络打印机，设置方法类似,需要先配置好这个打印服务器盒子的IP地址。
优点： 打印机独立工作，不依赖任何电脑开机，稳定性极高，所有电脑地位平等,设置好后管理方便。
缺点： 购买支持网络功能的打印机或额外的打印服务器需要成本，无线连接可能受信号稳定性影响,有线连接最可靠。

现代便捷的方法：使用云打印服务（如Google Cloud Print）

实现办公室多台电脑共用打印机的实用技巧

这种方法特别适合办公环境里有不同操作系统（比如有Windows电脑，也有苹果Mac电脑），或者有同事需要偶尔从外部网络远程打印的情况，不过需要注意的是，谷歌在2020年底已停止对云打印服务的支持,但一些打印机厂商提供了自家的云打印解决方案。

怎么做（以仍有类似服务的厂商为例）：
1. 确保打印机支持： 你的打印机需要支持云打印功能，或者通过一台长期在线的电脑（如一台小服务器）来挂载。
2. 注册和绑定： 你需要一个相应的账户（例如HP的ePrint，Epson的Epson Connect等），在打印机面板或通过电脑上的管理软件,将你的打印机注册绑定到你的云账户。
3. 随时随地打印： 在任何能上网的设备上（无论是办公室的电脑、家里的笔记本电脑还是手机），只要登录你的云打印账户，就可以选择那台办公室的打印机进行打印,甚至可以通过发送邮件到打印机专属的邮箱地址来打印附件。
优点： 突破地域限制，非常灵活，兼容性广,不同设备接入简单。
缺点： 依赖互联网的稳定性，如果公司断网则无法使用，有潜在的数据安全问题（文件需要经过云服务商）,设置可能稍显复杂。

一些小贴士和注意事项

无论用哪种方法,以下几点都能让你的共享打印体验更好：

统一驱动版本： 尽量在所有电脑上安装同一版本的打印机驱动程序,可以避免一些莫名其妙的兼容性问题。
固定IP地址： 对于网络打印机，最好在路由器里为它设置一个“静态IP地址”或“IP地址保留”，这样可以防止路由器重启后给打印机分配了新的IP地址,导致所有电脑都需要重新添加打印机。
权限管理： 如果担心打印被滥用，可以在共享设置里进行权限控制，比如设置密码,或者指定只有某些用户才能打印。
日常维护： 指定一个人负责打印机的日常维护，如添加纸张、更换墨粉或硒鼓，以及处理卡纸等问题,避免出现问题时互相推诿。

选择哪种方法，主要看你的办公室的具体需求和现有设备，如果电脑少且集中，用第一种“电脑共享”法最经济；如果想稳定省心，投资网络打印机或打印服务器是最好的长期方案；如果对移动办公有要求,则可以探索云打印功能。